Datenschutzerklärung
Stand: Mai 2026
1. Verantwortlicher
Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und anderer nationaler Datenschutzgesetze sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist:
Citypraxis Ulm
Dr. med. Frohmut Helmes, Bettina Könneke, Christine Dürr,
Dr. med. Alexandra Beiche, Dr. med. Helmut Elsässer, Dr. med. Simone Wittig, Dr. med. Felix Helmes
Münsterplatz 20
89073 Ulm
Telefon: 0731 60 288 70
Fax: 0731 623 19
E-Mail: team@citypraxis.de
2. Datenschutzbeauftragter
Unsere betriebliche Datenschutzbeauftragte ist erreichbar unter:
Paola Capolongo
E-Mail: datenschutz@citypraxis.de
Sie können sich jederzeit mit allen Fragen und Anregungen zum Datenschutz sowie zur Ausübung Ihrer Rechte direkt an unsere Datenschutzbeauftragte wenden.
3. Allgemeines zur Datenverarbeitung
Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Nutzer grundsätzlich nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website sowie unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist. Die Verarbeitung personenbezogener Daten unserer Nutzer erfolgt regelmäßig nur nach Einwilligung des Nutzers. Eine Ausnahme gilt in solchen Fällen, in denen eine vorherige Einholung einer Einwilligung aus tatsächlichen Gründen nicht möglich ist und die Verarbeitung der Daten durch gesetzliche Vorschriften gestattet ist.
4. Ihre Betroffenenrechte
Soweit wir personenbezogene Daten von Ihnen verarbeiten, stehen Ihnen als betroffener Person folgende Rechte zu:
- Auskunftsrecht – Sie können Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten verlangen (Art. 15 DSGVO).
- Berichtigungsrecht – Sie können unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten Daten verlangen (Art. 16 DSGVO).
- Recht auf Löschung – Sie können die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten Daten verlangen, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen (Art. 17 DSGVO).
- Recht auf Einschränkung – Sie können die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten verlangen, sofern gesetzliche oder rechtliche Pflichten einer Löschung entgegenstehen (Art. 18 DSGVO).
- Widerspruchsrecht – Sofern Daten auf Grundlage berechtigter Interessen verarbeitet werden, können Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen (Art. 21 DSGVO).
- Recht auf Datenübertragbarkeit – Sie können Ihre Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen verlangen (Art. 20 DSGVO).
- Widerrufsrecht – Sofern Sie eine Einwilligung zur Verarbeitung erteilt haben, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung berührt wird.
Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an unsere Datenschutzbeauftragte (Abschnitt 2).
5. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde
Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu beschweren. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:
Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg
Lautenschlagerstraße 20
70173 Stuttgart
Telefon: 0711 615541-0
E-Mail: poststelle@lfdi.bwl.de
Website: www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de
Eine Liste aller Aufsichtsbehörden finden Sie unter: www.bfdi.bund.de
6. Hosting und Server-Logfiles
Art und Zweck der Verarbeitung
Beim Aufruf unserer Website übermittelt Ihr Browser automatisch Informationen an den Server unserer Website. Diese Server-Logfiles enthalten: IP-Adresse des anfragenden Geräts, Datum und Uhrzeit des Abrufs, Name und URL der abgerufenen Datei, Betriebssystem, verwendeter Browser sowie Meldung über erfolgreichen Abruf (HTTP-Statuscode). Diese Daten werden vorübergehend gespeichert, um die Auslieferung der Website zu ermöglichen, die Systemsicherheit zu gewährleisten und technische Probleme zu diagnostizieren. Eine Zusammenführung mit anderen Datenquellen wird nicht vorgenommen.
Rechtsgrundlage
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der technisch fehlerfreien Darstellung und Optimierung unserer Website).
Speicherdauer
Server-Logfiles werden nach spätestens 7 Tagen automatisch gelöscht, sofern keine Sicherheitsvorfälle eine längere Speicherung erfordern.
7. Kontaktformular
Art und Zweck der Verarbeitung
Auf unserer Website steht Ihnen ein Kontaktformular zur Verfügung. Folgende Daten werden erfasst: Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer (optional) und Ihre Nachricht. Die übermittelten Daten werden ausschließlich zum Zweck der Bearbeitung Ihrer Anfrage und für mögliche Rückfragen gespeichert und genutzt.
Wichtiger Hinweis: Die Übertragung per Kontaktformular erfolgt verschlüsselt (TLS/HTTPS). Da eine vollständige Ende-zu-Ende-Verschlüsselung nicht gewährleistet werden kann, bitten wir Sie, keine vertraulichen Gesundheitsdaten über dieses Formular zu übermitteln.
Rechtsgrundlage
Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern Ihre Anfrage die Anbahnung oder Durchführung eines Behandlungsvertrags betrifft; im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen).
Speicherdauer
Ihre Angaben aus dem Kontaktformular werden nach abschließender Bearbeitung Ihrer Anfrage gelöscht, spätestens jedoch nach 6 Monaten. Sofern ein Behandlungsverhältnis entsteht, gelten die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (§ 630f BGB: 10 Jahre nach Abschluss der Behandlung).
8. Rezeptservice (Gesundheitsdaten nach Art. 9 DSGVO)
Art und Zweck der Verarbeitung
Rezeptwünsche können bestehende Patienten ab sofort bequem über unsere Online-Rezeption (arzt-direkt, erreichbar über den grünen Button rechts unten auf unserer Website) einreichen. Das frühere Webformular auf der Seite „Rezeptbestellung" ist nicht mehr aktiv.
Über die Online-Rezeption können Sie außerdem überweisungen anfordern, Termine vereinbaren und Videosprechstunden buchen. Dabei werden die für den jeweiligen Vorgang erforderlichen personenbezogenen Daten erhoben (z. B. Name, Geburtsdatum, Versicherungsnummer, Anliegen). Da die übermittelten Daten Rückschlüsse auf Ihren Gesundheitszustand ermöglichen, handelt es sich um besondere Kategorien personenbezogener Daten (Gesundheitsdaten) i. S. v. Art. 9 DSGVO.
Rechtsgrundlage
Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO i. V. m. § 22 Abs. 1 Nr. 1 lit. b BDSG (Gesundheitsversorgung und medizinische Behandlung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung des Behandlungsvertrags).
Auftragsverarbeiter / Anbieter
Die Online-Rezeption wird betrieben von arzt-direkt, einem Dienst der zollsoft GmbH (Anbieter von tomedo®), Friedrich-Schiller-Straße 1, 07743 Jena. Die Datenübertragung erfolgt verschlüsselt (TLS/HTTPS). Es besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO.
Speicherdauer
Nachrichten und Anfragen werden nach abschließender Bearbeitung gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen (§ 630f BGB: 10 Jahre nach Abschluss der Behandlung).
9. Cookies und Cookie-Einwilligungsverwaltung (CookieYes)
Art und Zweck der Verarbeitung
Unsere Website verwendet Cookies. Zur Verwaltung Ihrer Cookie-Einwilligungen setzen wir das Tool CookieYes (CookieYes Limited, 3 Warren Yard, Warren Park, Wolverton Mill, Milton Keynes, MK12 5NW, Vereinigtes Königreich) ein. CookieYes speichert Ihre Einwilligungsentscheidung, um bei einem erneuten Besuch nicht nochmals nachfragen zu müssen.
Rechtsgrundlage
Technisch notwendige Cookies: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Optionale Cookies: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung). Die Einwilligung kann jederzeit über den Link „Cookie-Einstellungen" im Footer widerrufen werden.
Speicherdauer
Das Einwilligungs-Cookie von CookieYes wird für 365 Tage gespeichert. Weitere Informationen zu den eingesetzten Cookies entnehmen Sie dem Cookie-Banner auf unserer Website.
10. Google Fonts
Art und Zweck der Verarbeitung
Unsere Website verwendet Schriftarten von Google Fonts (Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA). Beim Laden einer Seite wird Ihre IP-Adresse an Google-Server übermittelt.
Rechtsgrundlage
Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung, verwaltet über den Cookie-Banner).
Drittlandübermittlung
Google LLC ist dem EU-US Data Privacy Framework (DPF) beigetreten, das am 10. Juli 2023 von der EU-Kommission als angemessenes Datenschutzniveau anerkannt wurde (Angemessenheitsbeschluss gem. Art. 45 DSGVO). Weitere Informationen: www.dataprivacyframework.gov.
Datenschutzerklärung von Google: policies.google.com/privacy
11. YouTube-Videos
Art und Zweck der Verarbeitung
Auf einigen unserer Seiten sind Videos von YouTube (Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA) eingebettet. Beim Laden einer Seite mit YouTube-Video wird eine Verbindung zu YouTube-Servern aufgebaut und dabei Ihre IP-Adresse sowie Informationen über die besuchte Seite übermittelt.
Rechtsgrundlage
Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung, verwaltet über den Cookie-Banner).
Drittlandübermittlung
Google LLC ist dem EU-US Data Privacy Framework beigetreten (Art. 45 DSGVO).
Datenschutzerklärung von Google/YouTube: policies.google.com/privacy
12. Google Site Kit
Art und Zweck der Verarbeitung
Wir setzen das Plugin Google Site Kit (Google LLC) ein, das die Anbindung an Google-Dienste wie die Google Search Console ermöglicht. Die Search Console liefert aggregierte Statistiken zur Sichtbarkeit in der Google-Suche; dabei werden keine personenbezogenen Nutzerdaten verarbeitet. Sofern Google Analytics über Site Kit aktiviert wird, werden pseudonymisierte Nutzungsdaten (IP-Adresse anonymisiert, Seitenaufrufe, Gerät, Browser) erhoben.
Rechtsgrundlage
Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung für Google Analytics, verwaltet über den Cookie-Banner).
Drittlandübermittlung
Google LLC ist dem EU-US Data Privacy Framework beigetreten (Art. 45 DSGVO).
Speicherdauer
Nutzerdaten werden bei Google Analytics nach 14 Monaten gelöscht. Die Einwilligung kann jederzeit über die Cookie-Einstellungen widerrufen werden.
13. Karteneinbindung (OpenStreetMap / Mapbox)
Art und Zweck der Verarbeitung
Auf unserer Kontakt- und Rezeptbestellseite ist eine interaktive Karte eingebunden. Diese nutzt Kartenmaterial von OpenStreetMap (OpenStreetMap Foundation, Cambridge, UK) und wird über Mapbox (Mapbox Inc., 740 15th Street NW, Suite 500, Washington, DC 20005, USA) bereitgestellt. Beim Laden der Karte wird Ihre IP-Adresse an Mapbox übermittelt.
Rechtsgrundlage
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der nutzerfreundlichen Standortdarstellung).
Drittlandübermittlung
Die Übermittlung an Mapbox Inc. in den USA erfolgt auf Basis von EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Datenschutzinformationen: www.mapbox.com/privacy.
14. Website-Sicherheit (Wordfence)
Art und Zweck der Verarbeitung
Zur Absicherung unserer Website setzen wir das Plugin Wordfence Security (Defiant Inc., 800 5th Ave., Suite 4100, Seattle, WA 98104, USA) ein. Wordfence protokolliert IP-Adressen und HTTP-Anfragen zur Erkennung und Abwehr von Angriffen.
Rechtsgrundlage
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Sicherheit unserer Infrastruktur und dem Schutz der uns anvertrauten Patientendaten).
Drittlandübermittlung
Defiant Inc. ist in den USA ansässig. Die Übermittlung erfolgt auf Basis von EU-Standardvertragsklauseln. Datenschutzerklärung: www.wordfence.com/privacy-policy.
15. Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO)
Mit folgenden Dienstleistern haben wir AuftragsverarbeitungsVerträge gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen:
- zollsoft GmbH (Anbieter von tomedo® und arzt-direkt), Friedrich-Schiller-Straße 1, 07743 Jena – Praxisverwaltungssoftware tomedo® (Patientenverwaltung, Abrechnung, Dokumentation) sowie arzt-direkt (Online-Rezepte, Online-Termine, überweisungen, Videosprechstunde)
- Mapbox Inc., Washington, DC, USA – Kartendienstleistungen
- Serverdienstleister / Webhoster – Betrieb der Website-Infrastruktur (Details auf Anfrage bei unserer Datenschutzbeauftragten)
16. Ärztliche Schweigepflicht und Datensicherheit
Als Arztpraxis unterliegen wir der ärztlichen Schweigepflicht gemäß § 9 MBO-Ä sowie § 203 StGB. Patientendaten werden ausschließlich zur medizinischen Versorgung verarbeitet und streng vertraulich behandelt. Wir haben technische und organisatorische Maßnahmen (TOM) implementiert, um Ihre Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust und Missbrauch zu schützen (u. a. TLS/HTTPS-Verschlüsselung, Zugriffskontrollen, regelmäßige Sicherheitsupdates).
17. Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen unserer Leistungen umzusetzen. Die jeweils aktuelle Version finden Sie stets auf dieser Seite.
18. Kontakt zum Datenschutz
Wenn Sie Fragen zum Datenschutz haben, wenden Sie sich bitte an unsere Datenschutzbeauftragte:
Paola Capolongo
E-Mail: datenschutz@citypraxis.de
Citypraxis Ulm | Münsterplatz 20 | 89073 Ulm